Etätyö on muuttanut pysyvästi sitä, miten paljon ja miten usein toimistotiloja käytetään, ja tämä näkyy suoraan siinä, millaista toimistosiivousta yritykset tarvitsevat. Moni taloyhtiön hallitus tai toimitusjohtaja on viime vuosina joutunut miettimään uudelleen, kannattaako 500 neliön toimistoa siivota edelleen viitenä päivänä viikossa, kun paikalla on arkena ehkä vain puolet henkilöstöstä.
Tämä artikkeli käy läpi, miten siivoustarve on muuttunut hybridi- ja etätyön myötä, millaisilla malleilla toimistosiivous kannattaa nykyään järjestää ja mihin virheisiin monet yritykset ovat törmänneet siivoussopimuksia päivittäessään.
Miksi toimistosiivouksen tarve on muuttunut
Ennen etätyön yleistymistä toimistosiivous suunniteltiin kiinteän henkilömäärän ja täysien työpäivien mukaan. Nyt tilanne on toinen: moni toimisto on maanantaisin ja perjantaisin puolityhjä, mutta keskiviikkoisin täynnä.
Tämä epätasainen käyttö on suurin yksittäinen syy siihen, miksi vanhat siivoussopimukset eivät enää vastaa todellista tarvetta. Kiinteä viiden päivän viikkosiivous saattaa tuottaa turhaa työtä tyhjissä tiloissa, kun taas ruuhkapäivinä siivous jää liian kevyeksi.
Samalla monet yritykset ovat pienentäneet toimitilojaan tai siirtyneet monitilatoimistoihin, joissa työpisteitä käyttää useampi henkilö vuorotellen. Tämä muuttaa siivouksen painopistettä: enää ei riitä, että oma pöytä pysyy siistinä, vaan yhteiskäyttöiset pinnat, kokoushuoneet ja hiljaiset työtilat vaativat säännöllistä huomiota.
Kiinteä viikkosiivous vai tarveperusteinen malli
Perinteinen malli, jossa siivousyritys käy toimistossa esimerkiksi joka arkipäivä kello 17 jälkeen, sopii yhä täydellä miehityksellä toimiville tiloille, kuten asiakaspalvelupisteille tai tuotantotiloille. Etätyövaltaisessa asiantuntijaorganisaatiossa tämä malli on kuitenkin usein ylimitoitettu.
Vaihtoehtona on siirtyä tarveperusteiseen tai läsnäolopäiviin sidottuun siivousrytmiin. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi:
Kolmen päivän malli – siivous keskitetään niille päiville, jolloin toimistolla on eniten väkeä, esimerkiksi tiistaista torstaihin. Muina päivinä riittää kevyempi ylläpito tai pelkkä wc- ja keittiötilojen tarkistus.
Neliöperusteinen kevennys – jos osa toimistosta on otettu pois käytöstä tai vuokrattu edelleen, siivottava pinta-ala pienenee ja hinnoittelu voidaan sopia neliöiden mukaan aiempaa tuntiveloitusta tarkemmin.
Tapahtumapohjainen lisäsiivous – kuukausittaiset tiimipäivät tai koko henkilöstön läsnäolopäivät voivat tarvita erillisen, tavallista perusteellisemman siivouskerran, joka sovitaan etukäteen kalenteriin.
Kun toimitilojen siivous yritykselle suunnitellaan uudelleen, kannattaa lähteä liikkeelle todellisesta kulunvalvonta- tai varausjärjestelmän datasta, ei arvauksesta. Toimitilojen siivouksen aikataulutuksesta ja sisällöstä löytyy tarkempaa tietoa siitä, mitä eri siivouskertojen tulisi kattaa.
Mitkä tilat vaativat nyt enemmän huomiota
Etätyöaika ei ole vähentänyt siivoustarvetta tasaisesti kaikkialla toimistossa – päinvastoin, osa tiloista on muuttunut aiempaa kuormittuneemmiksi.
Kokoushuoneet ja puhelinkopit ovat tästä hyvä esimerkki. Kun työntekijät käyvät toimistolla harvemmin mutta osallistuvat yhä useampiin etäpalavereihin toimistolta käsin, pienet neuvottelutilat ja äänieristetyt kopit kuluvat käyttöasteeseensa nähden yllättävän nopeasti. Näissä tiloissa kosketuspinnat, näppäimistöt ja lasiseinät likaantuvat, vaikka koko toimisto muuten näyttäisi siistiltä.
Yhteiskäyttöiset keittiöt ja taukotilat ovat toinen selkeä muutoskohde. Kun omaa vakituista työpistettä ei enää ole, kahvitauot ja lounaat keskittyvät yhteisiin tiloihin, mikä lisää astioiden, pöytäpintojen ja jääkaappien siivoustarvetta suhteessa aiempaan.
Talvikaudella tämä korostuu entisestään: suolahiekka ja loska kuluttavat eteisten ja aulojen lattiapintoja, ja kosteat ulkovaatteet lisäävät tarvetta pyyhkiä lattiat useammin kuin kesällä. Jos toimistolla käydään epäsäännöllisesti, likaa ei aina ehditä huomata ajoissa, joten eteistilojen tarkistus kannattaa sisällyttää jokaiseen siivouskertaan riippumatta siitä, kuinka moni oli paikalla.
Yleinen myytti: vähemmän ihmisiä tarkoittaa vähemmän siivousta
Yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä on ajatus, että toimistosiivouksen tarve laskee suoraan suhteessa toimistolla käyvien ihmisten määrään. Näin ei useinkaan ole.
Kun henkilöstö on paikalla harvemmin, jäljelle jäävät läsnäolopäivät ovat usein aiempaa kuormittavampia: kokoushuoneet varataan tiiviimmin, keittiö täyttyy ruuhka-aikoina ja yhteiskäyttöiset pisteet vaihtavat käyttäjää useita kertoja päivässä. Lisäksi pölyn ja mikrobien kertyminen ei pysähdy siihen, ettei paikalla ole ihmisiä – tyhjänä seisova toimisto tarvitsee edelleen säännöllistä pölynpoistoa ja ilmanvaihtoon liittyvien pintojen puhdistusta, jotta sisäilma pysyy hyvänä silloin kun tilat taas täyttyvät.
Käytännössä oikea johtopäätös ei siis ole ”vähemmän siivousta”, vaan ”toisin kohdennettua siivousta”.
Näin siivoussopimus kannattaa päivittää
Kun toimiston käyttöaste on muuttunut pysyvästi, myös siivoussopimus kannattaa käydä läpi kokonaan uudestaan sen sijaan, että vanhaa sopimusta vain kevennetään.
Ensimmäinen askel on kartoittaa todellinen läsnäolorytmi vähintään kuukauden ajalta. Tämän jälkeen siivousyrityksen kanssa sovitaan, mitkä päivät ja tilat vaativat perussiivouksen ja mitkä pärjäävät kevyemmällä ylläpidolla. Samalla kannattaa tarkistaa hinnoitteluperuste: tuntiveloitus voi olla joustavampi vaihtoehto vaihtelevalle käytölle, kun taas kiinteä kuukausihinta sopii paremmin tasaiselle, ennakoitavalle tarpeelle. Siivousyrityksen tuntihinnan muodostumisesta ja siihen vaikuttavista tekijöistä kannattaa ottaa selvää ennen sopimusneuvotteluja, sillä hinnoittelumallin valinta vaikuttaa suoraan siihen, kuinka hyvin sopimus taipuu vaihtelevaan käyttöasteeseen.
On myös hyvä varmistaa, että siivousyritys noudattaa alan yleissitovaa työehtosopimusta ja että sillä on kunnossa olevat tilaajavastuulain mukaiset raportit. Harmaa talous on siivousalalla edelleen tunnistettu ongelma, ja Tilaajavastuu.fi:n raportit auttavat varmistamaan, että palveluntarjoaja hoitaa verot ja työnantajavelvoitteet asianmukaisesti. Suomen Siivousteknisen Liiton SSTL:n jäsenyys on yksi merkki siitä, että yritys sitoutuu alan laatu- ja koulutusstandardeihin.
Luotettavan kumppanin valinnassa kannattaa käyttää järjestelmällistä vertailua sen sijaan, että päätös tehdään pelkän hinnan perusteella. Siivouspalvelun valintaa käsittelevä opas auttaa hahmottamaan, mitä asioita vertailussa kannattaa painottaa.
Ekologisuus ja sisäilma osana uutta siivousmallia
Kun siivoussopimusta uudistetaan joka tapauksessa, on hyvä hetki miettiä myös käytettäviä puhdistusaineita. Joutsenmerkityt tai muuten ympäristömerkityt tuotteet kuormittavat sisäilmaa ja viemäriverkostoa vähemmän, ja monelle yritykselle tämä on myös osa vastuullisuusviestintää asiakkaille ja henkilöstölle.
Tämä on erityisen tärkeää, jos henkilöstössä on allergikkoja tai astmaatikkoja. Kun toimistolla käydään harvemmin mutta pidempiä päiviä kerrallaan, hengitysilman laatu vaikuttaa entistä enemmän työkykyyn niinä päivinä, kun tila on käytössä. Biohajoavat, hajusteettomat puhdistusaineet vähentävät riskiä, että herkät työntekijät oireilevat siivouksen jälkeen.
UKK
Kuinka usein toimistoa pitää siivota, jos paikalla käydään vain 2–3 päivänä viikossa?
Yleinen käytäntö on kohdentaa perussiivous niille päiville, jolloin henkilöstöä on eniten paikalla, ja täydentää sitä kevyellä ylläpitosiivouksella muina päivinä. Wc-tilat ja keittiö kannattaa kuitenkin tarkistaa jokaisena arkipäivänä riippumatta läsnäolomäärästä, sillä hygieniariskit eivät poistu vähäisemmällä käytöllä.
Kannattaako toimiston koko siivota harvemmin, jos osa tiloista on tyhjillään?
Ei suoraan. Käyttämättömät tilat tarvitsevat edelleen säännöllistä pölynpoistoa ja ilmanvaihtoon liittyvien pintojen puhdistusta sisäilman laadun ylläpitämiseksi, mutta niiden siivoustiheyttä voi harventaa selvästi aktiivisesti käytettyihin tiloihin verrattuna.
Voiko siivoussopimuksen hinnoittelun sitoa toimiston vaihtelevaan käyttöasteeseen?
Kyllä. Monet siivousyritykset tarjoavat tuntiveloitukseen tai neliöperusteiseen laskutukseen pohjautuvia sopimuksia, joissa siivouskertojen määrää voidaan säätää esimerkiksi neljännesvuosittain todellisen läsnäolodatan perusteella.
Yhteenveto
Etätyö ei ole poistanut toimistosiivouksen tarvetta, vaan muuttanut sen luonnetta. Tasainen, joka päivälle suunniteltu siivousrytmi on monessa toimistossa vaihtunut epätasaiseen käyttöön, jossa kokoushuoneet, yhteiskäyttöiset keittiöt ja ruuhkapäivät vaativat entistä täsmällisempää kohdennusta.
Kannattavin ratkaisu on tarkistaa siivoussopimus todellisen läsnäolodatan pohjalta, valita hinnoittelumalli, joka joustaa käyttöasteen mukana, ja varmistaa samalla, että palveluntarjoaja täyttää alan vastuullisuusvaatimukset. Näin siivousbudjetti kohdistuu sinne, missä sille on oikeasti tarvetta – ei sinne, missä se oli tarpeen ennen etätyön yleistymistä.
