Tilaajavastuu-raportti on yksi nopeimmista tavoista tarkistaa, hoitaako siivousyritys veronsa, eläkemaksunsa ja muut lakisääteiset velvollisuutensa. Raportista hyötyy sekä taloyhtiön hallitus, joka kilpailuttaa porraskäytävien siivousta, että yrittäjä, joka hakee toimistolleen viikkosiivousta. Se kertoo muutamassa minuutissa, onko tarjouksen takana yritys, jonka kanssa sopimuksen voi tehdä turvallisesti, vai yritys, joka säästää sivukuluissa lakia rikkoen.
Siivousala on yksi niistä aloista, joilla harmaata taloutta torjutaan erityisen tarkasti. Työ on työvoimavaltaista, aloittamisen kynnys on matala ja palkkakulujen osuus laskusta on suuri. Kun tarjous on selvästi muita halvempi, syy löytyy usein palkoista, veroista tai vakuutuksista eikä tehokkaammista työtavoista.
Mitä Tilaajavastuu-raportti sisältää
Raportti kokoaa yhteen tiedot, jotka tilaajavastuulaki (laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä, 1233/2006) velvoittaa tilaajan selvittämään. Tiedot haetaan suoraan viranomaisrekistereistä, joten yrityksen ei tarvitse toimittaa erikseen paperisia todistuksia.
Raportista näkyy tyypillisesti:
Ennakkoperintärekisteri, arvonlisäverorekisteri ja työnantajarekisteri – onko yritys merkitty niihin ja mistä lähtien.
Kaupparekisteriote – vastuuhenkilöt, toimiala ja yhtiömuoto.
Verovelkatieto – onko yrityksellä verovelkaa tai onko siitä tehty maksusuunnitelma.
Eläkevakuutus – onko työntekijöiden TyEL-vakuutus voimassa ja maksut suoritettu.
Työehtosopimus ja työterveyshuolto – mitä työehtosopimusta noudatetaan ja onko työterveyshuoltosopimus tehty.
Siivousalalla sovellettava sopimus on yleensä kiinteistöpalvelualan työehtosopimus, joka on yleissitova. Jos raportissa on mainittu jokin muu sopimus tai tieto puuttuu kokonaan, kysy yritykseltä syytä. Joskus syy on harmiton, kuten kokonaan uusi yritys, jolla ei vielä ole palkattuja työntekijöitä.
Raportin tilaa kuvaa värikoodi. Vihreä tarkoittaa, että tiedot ovat kunnossa, keltainen vaatii lisäselvitystä ja punainen on varoitusmerkki. Luotettava Kumppani -ohjelmaan kuuluvan yrityksen tiedot päivittyvät jatkuvasti, joten raportti on aina ajan tasalla eikä kuukausia vanha tuloste.
Kenen on pakko tarkistaa Tilaajavastuu-raportti
Lakisääteinen selvitysvelvollisuus koskee yrityksiä ja yhteisöjä, myös asunto-osakeyhtiöitä. Raja ylittyy, kun sopimuksen arvo on yli 9 000 euroa ilman arvonlisäveroa vuodessa tai kun vuokratyövoimaa käytetään yli 10 päivää. Selvitys tehdään ennen sopimuksen solmimista, ja tiedot saavat olla enintään kolme kuukautta vanhoja. Jatkuvissa sopimuksissa tiedot tarkistetaan uudelleen vähintään 12 kuukauden välein.
Laiminlyönnistä työsuojeluviranomainen voi määrätä laiminlyöntimaksun, joka on tuhansia euroja. Maksun voi saada, vaikka siivous olisi itse sujunut moitteetta.
Yksityisellä kotitaloudella vastaavaa velvollisuutta ei ole. Kotisiivousta tilaavan kannattaa silti katsoa vähintään ennakkoperintärekisteri, sillä siivouksen kotitalousvähennys edellyttää, että yritys on rekisterissä silloin, kun työ tehdään. Jos yritys ei ole rekisterissä, vähennys jää saamatta. Tarkistus onnistuu maksutta YTJ-palvelussa (ytj.fi) Y-tunnuksella.
Raja ylittyy helpommin kuin uskoisi
Tyypillinen tilanne syntyy taloyhtiössä Tampereella tai Espoossa. Porraskäytävien viikkosiivous maksaa 550 euroa kuukaudessa, eli 6 600 euroa vuodessa. Hallitus päättelee, ettei raja ylity, eikä raporttia tarkisteta.
Syksyllä samalta yritykseltä tilataan ikkunanpesu yleisiin tiloihin, ja keväällä tilataan lattioiden vahaus. Vuoden kokonaissumma nousee yli 9 000 euron. Laissa ratkaisee sopimuskokonaisuuden arvo eikä yksittäisen laskun summa. Ammattilainen tarkistaa raportin aina, oli summa mikä tahansa, koska tarkistus maksaa vain hetken aikaa.
Samoin käy yrityksessä, jossa 100 m² toimiston siivous maksaa 400-500 euroa kuukaudessa. Summa vaikuttaa pieneltä, mutta vuodessa se on jo 4 800-6 000 euroa. Yksi kertaluonteinen remonttisiivous muuton yhteydessä riittää ylittämään rajan.
Näin luet raporttia askel askeleelta
Kokenut kiinteistöpalveluiden ostaja tarkistaa raportista ensin päivämäärän ja Y-tunnuksen. Tunnuksen pitää olla täsmälleen sama kuin tarjouksessa ja tulevassa laskussa. Jos tarjous on tehty yhden yhtiön nimissä ja lasku tulee toiselta, raportti on tarkistettu väärältä yritykseltä.
Seuraavaksi katsotaan työnantajarekisteri ja eläkevakuutus. Jos yrityksellä on kymmenen siivoojaa mutta se ei ole työnantajarekisterissä, työ teetetään todennäköisesti alihankkijoilla tai kevytyrittäjillä. Tämä ei automaattisesti ole laitonta, mutta silloin kysytään, kuka siivouksen oikeasti tekee ja onko myös alihankkijan raportti kunnossa.
Kolmanneksi tarkistetaan, milloin yritys on perustettu. Noin vuoden ikäinen yritys, jonka vastuuhenkilöt ovat vaihtuneet useasti, on syytä selvittää tarkemmin. Taustalla voi olla niin sanottu ketjukonkurssi, jossa sama toiminta siirretään velkojen kasvettua uuteen yhtiöön.
Yleisimmät virheet raportin käytössä
Raportti tarkistetaan vain kerran. Yrityksen tilanne voi muuttua nopeasti. Kolmen vuoden siivoussopimuksen aikana verovelkaa voi kertyä tai eläkevakuutus voi raueta. Kirjaa sopimukseen, että toimittaja pitää tiedot ajan tasalla Luotettava Kumppani -ohjelmassa tai toimittaa uuden raportin vuosittain.
Alihankkijat jäävät tarkistamatta. Suuremmissa kohteissa, kuten 500 m² liiketilassa, pääurakoitsija käyttää usein alihankkijoita esimerkiksi mattojen kemialliseen pesuun tai lattiapinnoitukseen. Sopimukseen kannattaa kirjata, että myös alihankkijoiden tiedot selvitetään.
Halvin tarjous hyväksytään kysymättä mitään. Jos tuntihinta on 25 euroa, kun alueen muut tarjoukset ovat 38-48 euroa, laskelma ei yleensä mene läpi työehtosopimuksen mukaisilla palkoilla ja sivukuluilla. Kun valitset siivousyritystä, lue raporttia ja tarjousta rinnakkain. Lisää vinkkejä löydät oppaasta luotettavan siivousyrityksen löytämiseen.
Myytti: vihreä raportti takaa hyvän siivouksen
Tämä on yleisin väärinkäsitys. Raportti kertoo, että yritys hoitaa lakisääteiset velvoitteensa. Se ei kerro mitään siivouksen laadusta, siivoojien ammattitaidosta, käytetyistä aineista tai siitä, saapuuko työntekijä sovittuna aikana.
Hyvä raportti on vähimmäisvaatimus eikä laatulupaus. Laatu varmistetaan muilla keinoilla. Niitä ovat referenssit, tehtäväluettelo, laadunarvioinnit (esimerkiksi INSTA 800 -standardin mukaiset) ja tieto siitä, onko henkilöstöllä siivousalan ammattitutkinto. Toimitilojen osalta kannattaa tutustua myös siihen, mitä toimitilasiivouksen sopimukseen kuuluu.
Poikkeuksiakin on. Pieni yhden hengen yritys, joka tekee kotisiivousta Pohjois-Suomessa, ei välttämättä kuulu Luotettava Kumppani -ohjelmaan lainkaan, koska sen asiakkaat ovat kotitalouksia. Yritys voi silti olla täysin luotettava. Silloin samat tiedot tarkistetaan YTJ:stä ja Verohallinnon verovelkarekisteristä, ja vakuutustodistus pyydetään yritykseltä suoraan.
UKK
Maksaako Tilaajavastuu-raportin katsominen jotain?
Luotettava Kumppani -ohjelmaan kuuluvan yrityksen raportin tilan voi tarkistaa Tilaajavastuu.fi-palvelusta. Laajemmat seurantapalvelut ovat maksullisia. Kotitalous pärjää yleensä maksuttomilla YTJ- ja verovelkahauilla.
Riittääkö, että siivousyritys lähettää raportin sähköpostilla PDF-tiedostona?
Riittää, jos raportti on enintään kolme kuukautta vanha ja Y-tunnus vastaa sopimusosapuolta. Varmempaa on tarkistaa tilanne itse palvelusta, koska tiedosto kertoo vain tilanteen tulostushetkellä.
Koskeeko tilaajavastuulaki taloyhtiötä?
Koskee. Asunto-osakeyhtiö on tilaaja, kun siivous- tai kiinteistöpalvelusopimuksen arvo ylittää 9 000 euroa vuodessa. Lisätietoa vastuunjaosta löytyy artikkelista porraskäytävien siivouksen sopimuksesta ja vastuusta.
Raportti ensin, sitten hinta ja laatu
Tilaajavastuu-raportin tarkistaminen vie viisi minuuttia ja suojaa sekä laiminlyöntimaksulta että siltä, että tilaaja tukee tietämättään harmaata taloutta. Tee tarkistus ennen kuin vertailet hintoja, tarkista Y-tunnus jokaisesta asiakirjasta ja kirjaa sopimukseen, että tiedot pidetään ajan tasalla. Kun raportti on kunnossa, keskity siihen, mikä todella erottaa siivousyritykset toisistaan: laatuun, viestintään ja siihen, kuinka hyvin palvelu sopii juuri sinun kohteeseesi.